Der KI-Telefonassistent, der Mandantenanrufe professionell entgegennimmt, Anliegen qualifiziert und Ihre Kanzlei entlastet. Damit Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: erstklassige Steuerberatung.
Jeder Anruf ist wichtig – aber nicht jeder Anruf braucht sofort einen Steuerberater. Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache.
Eine durchschnittliche Steuerkanzlei mit 200–400 Mandanten erhält täglich bis zu 34 Anrufe. In der Hochsaison steigt diese Zahl auf über 50. Jeder Anruf unterbricht die konzentrierte Arbeit an Steuererklärungen, Jahresabschlüssen und Beratungsfällen.
Mandanten erwarten heute einen Rückruf innerhalb von zwei Stunden. Wer länger wartet, ruft erneut an – oder sucht sich einen anderen Steuerberater. In Zeiten von Fachkräftemangel und Mandantenwettbewerb können Sie sich verpasste Anrufe nicht leisten.
Steuerfachangestellte verbringen durchschnittlich 47 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Telefonaten. Das sind über 3,5 Stunden täglich, die für Buchhaltung, Lohnabrechnung und fachliche Arbeit fehlen – und die Sie als Kanzleiinhaber teuer bezahlen.
Das bedeutet: Ihre qualifiziertesten Mitarbeiter verbringen fast die Hälfte ihrer Zeit damit, Routinefragen zu beantworten.
Fragen nach dem Bearbeitungsstand, Terminen, Belegeingang oder Fristen – Aufgaben, die eine KI zuverlässig übernehmen kann.
Steuerberater kennen keine ruhige Saison. Jedes Quartal bringt eigene Fristen, eigene Mandantenanfragen und eigene Spitzenlasten am Telefon.
Die Hochsaison schlechthin. Mandanten fragen nach dem Stand ihres Jahresabschlusses, benötigen Unterlagen für Banken oder Versicherungen und möchten Besprechungstermine. Ihr KI-Assistent beantwortet Statusfragen automatisch, erfasst fehlende Belege und koordiniert Termine – während Ihr Team die Abschlüsse fertigstellt.
Hunderte Steuererklärungen müssen erstellt und eingereicht werden. Mandanten rufen an, um fehlende Angaben zu klären, Belege nachzureichen oder den Abgabetermin zu erfragen. Die KI nimmt Beleginformationen entgegen, erinnert an offene Unterlagen und entlastet Ihre Steuerfachangestellten in dieser kritischen Phase.
Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Einkommensteuer-Vorauszahlungen, Gewerbesteuer – jedes Quartal bringt eigene Fristen und damit eine Welle von Mandantenanfragen. Die KI erinnert proaktiv an anstehende Fristen und beantwortet Fragen zu Zahlungsterminen und Beträgen, bevor Mandanten anrufen müssen.
Die Grundsteuerreform hat gezeigt, wie schnell ein Sonderthema die Telefonleitungen einer Kanzlei lahmlegen kann. Tausende identische Fragen, die Ihr Team beantworten muss. Die KI erkennt wiederkehrende Fragestellungen, gibt standardisierte Auskünfte und leitet nur individuelle Fälle an Ihre Fachkräfte weiter.
Jede Funktion wurde speziell für die Arbeitswelt von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Steuerkanzleien konzipiert.
Erkennung über Telefonnummer, Steuernummer oder Mandantennummer. Bestehende Mandanten werden sofort persönlich begrüßt. Neue Anrufer werden als potenzielle Mandanten qualifiziert – mit Erfassung von Branche, Unternehmensgröße und Beratungsbedarf. So geht kein Neumandant verloren.
Mandanten melden telefonisch eingereichte oder fehlende Belege. Die KI erfasst Art, Anzahl, Zeitraum und Zuordnung der Unterlagen und dokumentiert alles im Mandantenkonto. Fehlende Belege werden automatisch angemahnt. So behalten Sie jederzeit den Überblick über den Belegstatus aller Mandanten.
Die KI kennt alle steuerlichen Fristen und informiert Mandanten proaktiv über anstehende Termine. Von der Umsatzsteuer-Voranmeldung über die Einkommensteuer-Vorauszahlung bis zur Abgabe der Steuererklärung. Mandanten, die nach Fristen fragen, erhalten sofort eine qualifizierte Auskunft.
Nahtlose Anbindung an DATEV Unternehmen Online, DATEV Eigenorganisation comfort und weitere Module. Mandantenstammdaten werden automatisch synchronisiert, Dokumente zugeordnet und Termine in der DATEV-Fristenkontrolle abgeglichen. Kein doppeltes Erfassen, keine Medienbrüche.
Die KI greift auf die Kalender Ihrer Steuerberater und Sachbearbeiter zu und bucht Besprechungstermine eigenständig ein. Mandanten wählen zwischen persönlichem Termin, Videocall oder Telefontermin. Erinnerungen werden automatisch versendet. Ihre Empfangstheke wird zur digitalen Kanzleiassistenz.
Bei Urlaub, Krankheit oder Fortbildung wird die Vertretung automatisch aktiviert. Die KI leitet Anrufe an den richtigen Vertreter weiter, informiert Mandanten über die Abwesenheit und stellt sicher, dass dringende Anliegen sofort bearbeitet werden. Keine manuellen Telefonumleitungen mehr notwendig.
Mandantendaten importieren, Kanzleistruktur abbilden, DATEV anbinden. Wir konfigurieren die KI auf Ihre individuellen Abläufe, Sprechzeiten und Vertretungsregeln. In 2–3 Werktagen ist alles startklar.
Die KI nimmt Mandantenanrufe entgegen, identifiziert den Anrufer, qualifiziert das Anliegen und bearbeitet Routineanfragen eigenständig. Komplexe Fälle werden als strukturierte Rückrufnotiz an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.
Weniger Unterbrechungen, zufriedenere Mandanten, messbare Zeitersparnis. Im Dashboard sehen Sie alle Anrufe, Anliegen und Kennzahlen. Die meisten Kanzleien sparen ab dem ersten Monat über 15 Stunden pro Woche.
Finden Sie heraus, wie viel Zeit und Geld Ihre Kanzlei mit dem KI-Telefonassistenten sparen kann.
Berechnung basiert auf durchschnittlich 4 Minuten pro KI-bearbeitetem Anruf bei 60 % Automatisierungsquote.
Mehr erfahren auf kirezeptionist.de„Während der Jahresabschluss-Saison haben wir früher täglich 45 Anrufe erhalten. Heute bearbeitet die KI 60 Prozent davon eigenständig. Meine Steuerfachangestellten können endlich durcharbeiten, ohne alle zehn Minuten ans Telefon zu müssen. Die DATEV-Integration funktioniert einwandfrei.“
„Die Grundsteuerreform hätte uns fast erschlagen. Hunderte Mandanten riefen mit denselben Fragen an. Mit dem KI-Telefonassistenten konnten wir diese Anfragewelle bewältigen, ohne zusätzliches Personal einzustellen. Die Mandanten waren begeistert, dass sie sofort eine Auskunft bekamen.“
„Als Einzelkämpfer mit 120 Mandanten war ich ständig zwischen Beratung und Telefon hin- und hergerissen. Seit der KI-Assistent meine Anrufe entgegennimmt, habe ich täglich zwei Stunden mehr für produktive Arbeit. Die Mandanten schätzen es, dass immer jemand erreichbar ist.“
Unser KI-Telefonassistent unterstützt Steuerkanzleien in ganz Deutschland. Ob Großstadt oder ländlicher Raum – die Einrichtung erfolgt komplett digital.
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